Interkommunaler Strategieworkshop zum Einsatz von KI-Anwendungen in den Verwaltungen

Den Auftakt machte Philipp Stolz, CDO der Stadt Schorndorf. Die Mittelstadt aus dem Stuttgarter Umland hatte sich in den letzten Jahren bundesweit einen Ruf als Vorreiterin im Bereich KI erarbeitet. Mit Leidenschaft und Fachwissen zeigte er in seinem Impulsvortrag auf, welche Potenziale KI bereits jetzt bietet – und welche Herausforderungen es zu meistern gilt. Seine Botschaften brachte der KI-Experte mit folgenden Thesen auf den Punkt:

• KI ist jetzt!
• KI geht nicht mehr weg!
• Gehen Sie die Technologie achtsam mit!
• Sein Sie offen für neue Entwicklungen!

Diese Botschaften stießen bei den Teilnehmenden des Workshops auf offene Ohren und deckten sich mit den bisherigen Ansätzen, die die Kreis-IT und auch die KAAW als regionaler IT-Dienstleister verfolgen. Über deren aktuelle Maßnahmen und Vorhaben berichteten Markus Meißmer als Leiter vom Amt für IT und Digitalisierung beim Kreis Steinfurt und Marcus Egelkamp als Geschäftsführer der KAAW. Außerdem gab Simon Beckmann vom Fachdienst Organisation, Digitalisierung und IT beim Kreis Borken einen Überblick über die dortigen Aktivitäten.

Dabei zeigte sich, dass die Kreise, die KAAW und die Städte und Gemeinden nicht bei null starten. Anwendungsfälle werden bereits initial angegangen und Mitarbeitende aus verschiedensten Fachämtern der Verwaltungen sind in Experimentiergruppen und Arbeitskreisen eingebunden. Außerdem wird KI als Querschnittstechnologie strategisch in den Organisationen eingebettet.

Mit diesem Wissen über aktuelle Maßnahmen und den neuen Impulsen aus Schorndorf ging es in die Workshop-Phase. Hier wurden in intensiven Diskussionen zentrale strategische Eckpfeiler erarbeitet, um den interkommunalen Einsatz von KI effizient und zielgerichtet voranzutreiben.

Als priorisierte Einsatzfelder wurden interne Prozesse und automatisierte Kundenschnittstellen angesehen. Für letzteres wurden KI-Chatbots oder KI unterstütze Telefonie sowie der Einsatz im Bürgerbüro genannt. Für die interne Nutzung wird besonders viel Potenzial im Wissensmanagement gesehen oder bei der Unterstützung bei täglichen Aufgaben, wie die Erstellung von Texten oder Konzepten. Auch im Bereich der Smart City Anwendungen werden Einsatzmöglichkeiten gesehen: Touren im Grünflächenamt lassen sich automatisiert planen und zur Erhöhung der Verkehrssicherheit lassen sich KI gestützt Gefahren vorhersagen.

Bezüglich der Verantwortlichkeiten und der Rollenaufteilung wurde der Wunsch geäußert, das Thema KI weiterhin gemeinsam anzugehen. Während eine Sensibilisierung für das Thema und auch der Einsatz von ChatGPT sich von den einzelnen Verwaltungen vor Ort eigenständig darstellen lassen, sieht es beim Aufbau von Spezialwissen und bei der Installation eigener Technik bzw. von KI-Programmen möglicherweise anders aus. Dort wurde von den Städten und Gemeinden Unterstützungsbedarf artikuliert. Auch rechtliche Fragen sollten zentral für alle geklärt werden.

Bei allen Teilnehmenden herrschte ein klares Verständnis darüber, dass KI nicht nur Verwaltungsprozesse effizienter machen soll, sondern vor allem den Bürgerinnen und Bürgern der Region echte Mehrwerte bieten soll. Dafür ist es entscheidend, die Mitarbeitenden in den Verwaltungen zu befähigen, KI nicht nur zu nutzen, sondern auch die damit verbundenen Risiken und Herausforderungen zu verstehen. Dies betrifft alle Ebenen – von der Sachbearbeitung bis hin zur Führungsebene.

Als Zielvorstellung wurde festgehalten, dass man in einem Jahr Neugierde in den Verwaltungen ausgelöst hat und erste Projekte angelaufen sind. In drei Jahren sollen Verwaltungsprozesse durch KI erheblich vereinfacht oder sogar vollständig automatisiert sein.