Datenschutz beim Zweckverband KAAW
Mit dem Besuch unserer Webseite https://www.kaaw.de erbringt die Zweckverband KAAW - Kommunale ADV-Anwendergemeinschaft West (nachfolgend KAAW) für Sie einen Telemediendienst im Sinne des Digitale-Dienste-Gesetz.
Der Betreiber dieser Seiten nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen oder sonstige Dienstleistungen in Anspruch nehmen.
Auf dieser Seite
- Auf dieser Seite
- Abschnitt 1: Allgemeine Informationen gemäß Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Allgemeines, Verantwortlichkeiten & Betroffenenrechte
- Abschnitt 2: Informationen gemäß Artikel 12 bis 14 der Datenschutz - Grundverordnung (DSGVO) – i.V.m. der Datenverarbeitung bei der Nutzung der Webseite und unseren Online-Diensten
- Abschnitt 3: Informationspflichten bzw. Datenschutzhinweise gemäß Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Dienstleistungen & sonstiges
Abschnitt 1: Allgemeine Informationen gemäß Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Allgemeines, Verantwortlichkeiten & Betroffenenrechte
1. Kontaktdaten
1.1 Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle
Verantwortlich für diese Webseite ist die
Zweckverband KAAW – Kommunale ADV-Anwendergemeinschaft West
Herr Marcus Egelkamp
Weberstraße 5
49477 Ibbenbüren
Telefon: +49 (0) 5451 5622 622
E-Mail: info@kaaw.de
DE-Mail: info@kaaw.de-mail.de
Die KAAW ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch den stellv. Verbandsvorsteher Helmut Grönefeld.
1.2. Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten
Zweckverband KAAW – Kommunale ADV-Anwendergemeinschaft West
Frau Katharina Witte
Weberstraße 5
49477 Ibbenbüren
E-Mail: katharina.witte@kaaw.de
1.3. Name und Anschrift zur Aufsichtsbehörde Datenschutz
Zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist die
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: +49 (0) 211 38424 0
Telefax: + 49 (0) 211 38424 10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung: Rechtsgrundlagen
Nach Maßgabe des Art. 13 DSGVO teilen wir Ihnen die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen mit. Sofern die Rechtsgrundlage im Datenschutzhinweis nicht genau genannt wird, gilt Folgendes:
Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a i.V.m. Art. 7 DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie zur Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Ist die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Zweckverbandes oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.
3. Allgemeines zur Datenlöschung und Speicherdauer
Wir halten uns an die Grundsätze der Datenminimierung gem. Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO und Speicherbegrenzung gem. Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erreichung der hier genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen Aufbewahrungsfristen vorsehen. Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks bzw. nach Ablauf dieser Aufbewahrungsfristen, werden die entsprechenden Daten schnellstmöglich gelöscht.
4. Ihre Rechte als Nutzer
Als Betroffener im Sinne der DSGVO haben Sie die Möglichkeit verschiedene Rechte geltend zu machen. Die sich aus der DSGVO ergebenden Betroffenenrechte sind das Auskunftsrecht (Artikel 15), das Recht auf Berichtigung (Artikel 16), das Recht auf Löschung (Artikel 17), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18), das Widerspruchsrecht (Artikel 21), das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde und das Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20).
Widerrufsrecht: Einige Datenverarbeitungen können nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgen. Sie haben jederzeit die Möglichkeit Ihre erteilte Einwilligung zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Widerruf wird durch diesen allerdings nicht berührt.
Widerspruchsrecht: Beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Absatz 1 lit. e oder f DSGVO, können Sie als Betroffener, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten widersprechen. Dieses Recht steht Ihnen auch bei auf diese Bestimmungen gestütztem Profiling iSd Art. 4 Ziffer 4 DSGVO zu. Sofern wir kein Berechtigtes Interesse für die Verarbeitung nachweisen können, welche Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder eine Verarbeitung, der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient, werden wir die Verarbeitung ihrer Daten nach erfolgtem Widerspruch unterlassen.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, steht Ihnen unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Werden Ihre Daten aufgrund einer Einwilligung oder Erfüllung eines Vertrages automatisiert verarbeitet, haben Sie das Recht, diese Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht, die Übertragung und Bereitstellung der Daten an einen anderen Verantwortlichen zu fordern, soweit dies technisch umsetzbar ist.
Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung: Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten bezüglich des Zwecks der Datenverarbeitung, der Kategorien, der Empfänger sowie der Dauer der Speicherung zu erhalten. Bei Fragen zu diesem Thema oder auch zu anderen Themen bezüglich personenbezogener Daten können Sie sich selbstverständlich über die im Impressum angegebenen Kontaktmöglichkeiten an uns wenden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können jederzeit die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geltend machen. Dazu müssen Sie eine der folgenden Voraussetzungen erfüllen:
- Sie bestreiten die Richtigkeit der personenbezogenen Daten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit haben Sie das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
- Erfolgt eine Verarbeitung unrechtmäßig, so können Sie alternativ zur Löschung die Einschränkung der Nutzung der Daten beantragen.
- Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigen, Sie aber die Daten für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, können Sie alternativ zur Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung beantragen.
- Legen Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO ein, wird eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen durchgeführt. Bis diese Abwägung erfolgt ist, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen.
Eine Einschränkung der Verarbeitung hat zur Folge, dass die personenbezogenen Daten, abgesehen von der Speicherung, nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, zur Ausübung bzw. Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden dürfen.
Abschnitt 2: Informationen gemäß Artikel 12 bis 14 der Datenschutz - Grundverordnung (DSGVO) – i.V.m. der Datenverarbeitung bei der Nutzung der Webseite und unseren Online-Diensten
5. Externe Links
Diese Webseite kann Links zu Webseiten Dritter bzw. zu anderen Webseiten in unserer Verantwortung enthalten. Folgen Sie einem Link zu einer der Webseiten außerhalb unserer Verantwortung, beachten Sie bitte, dass diese Webseiten über ihre eigenen Datenschutzinformationen verfügen. Für diese fremden Webseiten und deren Datenschutzhinweise übernehmen wir keine Verantwortung oder Haftung. Überprüfen Sie daher vor Nutzung dieser Webseiten, ob Sie mit den dortigen Datenschutzerklärungen einverstanden sind.
Externe Links erkennen Sie entweder daran, dass sie farblich etwas abgesetzt vom restlichen Text oder unterstrichen dargestellt werden. Ihr Cursor zeigt Ihnen externe Links an, wenn Sie diesen über einen solchen Link bewegen. Erst wenn Sie auf einen externen Link klicken, werden Ihre personenbezogenen Daten zum Ziel des Links übertragen. Dabei erhält der Betreiber der anderen Webseite insbesondere Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt, zu dem Sie den Link angeklickt haben, die Seite, auf der Sie den Link angeklickt haben, sowie weitere Informationen, die Sie in den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters finden.
Bitte beachten Sie auch, dass einzelne Links zu einer Datenübermittlung außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums führen können. Hierdurch könnten ausländische Behörden Zugriff auf Ihre Daten erhalten. Möglicherweise stehen Ihnen keine Rechtsbehelfe gegen diese Datenzugriffe zu. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre personenbezogenen Daten zum Linkziel übertragen werden oder gar unerwünscht dem Zugriff ausländischer Behörden ausgesetzt werden, klicken Sie bitte keine Links an.
6. Hinweise zur Datenweitergabe an Drittstaaten
Falls auf unserer Website Tools von Unternehmen mit Sitz in Drittstaaten eingebunden wurden (vgl. Social Media PlugIns) und diese Tools aktiv sind, können Ihre personenbezogenen Daten an die Server der jeweiligen Unternehmen übermittelt werden. Das Datenschutzniveau in Drittstaaten entspricht in der Regel nicht dem EU-Datenschutzrecht. Damit besteht das Risiko, dass Ihre Daten an Behörden dieser Staaten weitergegeben werden. Einfluss auf diese Verarbeitungstätigkeiten haben wir nicht.
7. Website / Webhoster
Wenn Sie unsere Webseite aufrufen, erheben und speichern wir automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles. Diese Informationen übermittelt Ihr Browser automatisch an unseren Server bzw. an den Server unseres Hostingunternehmens. Dies sind:
- IP-Adresse des Endgerätes des Webseitenbesuchers
- Verwendetes Gerät
- Hostname des zugreifenden Rechners
- Betriebssystem des Besuchers
- Browsertyp und Version
- Name der abgerufenen Datei
- Zeitpunkt der Serveranfrage
- Menge der Daten
- Information, ob der Abruf der Daten erfolgreich war
Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.
Die genannten Daten (Protokolldateien) werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Webseite
- Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Webseite
- Auswertung der Systemsicherheit- und stabilität
- Strafverfolgung bei Missbrauch sowie
- zu weiteren administrativen Zwecken
Statt diese Webseite auf einem eigenen Server zu betreiben, können wir sie auch auf dem Server eines externen Dienstleisters (Hostingunternehmen) betreiben lassen, den wir in diesem Fall weiter oben genannt haben. Die von dieser Webseite erfassten personenbezogenen Daten werden dann auf den Servern des Hostingunternehmens gespeichert. Ergänzend zu den oben genannten Daten speichert der Webhoster für uns z.B. auch Kontaktanfragen, Kontaktdaten, Namen, Webseitezugriffsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden.
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e,f und Abs. 3 DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die technisch fehlerfreie Darstellung und Optimierung dieser Webseite. Sofern die Webseite aufgerufen wird, um mit uns in Vertragsverhandlungen zu gehen oder einen Vertrag abzuschließen, dient als weitere Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für den Fall, dass wir ein Hostingunternehmen beauftragt haben, besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung mit diesem Dienstleister.
Unsere Webseite wird gehostet bei: Host Europe GmbH, Hansestrasse 111, 51149 Köln (Deutschland)
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Bei der Bereitstellung der Webseite ist dieses der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
8. Einsatz von Local Storage Items, Session Storage Items und Cookies
Unsere Webseite verwendet Local Storage Items, Session Storage Items und/oder Cookies.
Beim Local Storage handelt es sich um einen Mechanismus, welcher die Speicherung von Daten innerhalb des Browsers auf Ihrem Endgerät ermöglicht. Diese Daten beinhalten meist Benutzerpräferenzen, wie beispielsweise den „Tag-“ oder „Nachtmodus“ einer Webseite, und bleiben so lange erhalten, bis Sie die Daten manuell löschen.
Session Storage ist dem Local Storage sehr ähnlich, wohingegen die Speicherdauer nur während der aktuellen Sitzung, also bis zum Schließen des aktuellen Tabs andauert. Danach werden die Session Storage Items von Ihrem Endgerät gelöscht.
Bei Cookies handelt es sich um Informationen, welche ein Webserver (Server, der Webinhalte bereitstellt) auf Ihrem Endgerät hinterlegt, um dieses Endgerät identifizieren zu können. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) und nach Ende Ihres Besuchs einer Webseite gelöscht oder dauerhaft (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese selbst löschen oder eine automatische Löschung durch Ihren Webbrowser erfolgt.
Diese Objekte können auch von Drittunternehmen auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite betreten (Third-Party-Requests). Dadurch wird es uns als Betreiber und Ihnen als Besucher dieser Webseite ermöglicht, bestimmte Dienstleistungen von Dritten, die auf dieser Webseite installiert sind, in Anspruch zu nehmen. Beispiele dafür sind etwa die Abwicklung von Zahlungsdienstleistungen oder die Anzeige von Videos.
Diese Mechanismen haben vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Sie können die Funktionsfähigkeit einer Webseite verbessern, Warenkorbfunktionen steuern, die Sicherheit und den Komfort der Webseitennutzung erhöhen sowie Analysen bezüglich Besucherströme und -verhalten durchführen. In Abhängigkeit von den einzelnen Funktionen sind diese datenschutzrechtlich einzuordnen. Sind sie notwendig für den Betrieb der Webseite und zur Bereitstellung bestimmter Funktionen gedacht (Warenkorbfunktion) oder dienen zur Optimierung der Webseite (z.B. Cookies zur Messung des Besucherverhaltens), dann erfolgt ihr Einsatz auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Als Webseitenbetreiber haben wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Local Storage Items, Session Storage Items und Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung unserer Dienste. In allen anderen Fällen erfolgt die Speicherung von Local Storage Items, Session Storage Items und Cookies nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Soweit Local Storage Item, Session Storage oder Cookies von Drittunternehmen oder zu Analysezwecken eingesetzt werden, informieren wir Sie hierüber im Rahmen dieses Datenschutzhinweises gesondert. Ihre erforderliche Einwilligung wird abgefragt und kann jederzeit widerrufen werden.
Folgende Cookies werden, je nach getätigter Einstellung, auf dieser Website genutzt:
9. Einsatz von externen Dienstleistern
Auf unserer Webseite sind externe Dienste im Einsatz. Externe Dienste sind Dienste von Drittanbietern, die auf unserer Webseite eingesetzt werden. Dies kann aus unterschiedlichen Gründen erfolgen, beispielsweise für das Einbetten von Videos, Stellenanzeigen oder zur Sicherheit der Webseite. Bei der Benutzung dieser Dienste werden personenbezogene Daten auch an die jeweiligen Anbieter dieser externen Dienste weitergegeben. Wenn wir kein berechtigtes Interesse am Einsatz dieser Dienste haben, holen wir vor der Verwendung Ihre jederzeit widerrufbare Einwilligung als Besucher unserer Webseite ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
9.1. Jobportal BITE
Um Stellenausschreibungen zu veröffentlichen oder auf diese verweisen zu können, haben wir Elemente von Jobportalen auf der Webseite integriert.
Zu einer Verarbeitung kommt es nur, wenn Sie in diese Datenverarbeitung (über unser Einwilligungsbanner auf der Webseite) einwilligen. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Ihre Einwilligung erfolgt die Datenverarbeitung in der oben beschriebenen Weise nicht. Wenn Sie Ihre Einwilligung (z.B. über das Einwilligungsbanner oder andere auf dieser Website vorgesehene Möglichkeiten) widerrufen, beenden wir diese Datenverarbeitung. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Wir nutzen auf unserer Webseite den Dienst BITE Bewerbermanager. Anbieter des Dienstes ist die BITE GmbH, Filchnerstraße 16, 89231 Neu-Ulm, Deutschland.
Weitere Informationen sind in den Datenschutzinformationen des Anbieters unter folgender URL zu finden: https://www.b-ite.de/legal-notice.html
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Nähere Informationen zum Bewerbungsverfahren entnehmen Sie dem Abschnitt 3 dieser Datenschutzerklärung.
10. Formulare
Unsere Webseite nutzt verschiedene Formulare bzw. Systeme zur Formularerstellung. Entweder stellen wir Ihnen über unser Contant Management System (CMS) entsprechende Formulare bereit oder nutzten ein Formularmanagement-System, welches Ihnen im Rahmen der Digitalisierung i.d.R. Dienstleistungen anbietet. Näheres erfahren Sie in den folgenden Untergliederungspunkten.
10.1 Konfigurierbare Formulare (CMS)
Unsere Webseite enthält konfigurierbare Formulare. Dies ermöglicht der KAAW Formulare zu erstellen wie z.B. ein Kontaktformular, Feedbackmeldebögen usw. Über ein konfigurierbares Formular können personenbezogene Daten verarbeitet werden. Welche konfigurierbaren Formulare wir nutzen, erläutern wir in den nachfolgenden Untergliederungspunkten.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen eines konfigurierbaren Formulars ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Abhängig vom (Formular)-Inhalt entnehmen Sie die Rechtsgrundlage in den nachfolgenden Untergliederungspunkten oder fragen Sie beim Datenschutzbeauftragten gerne nach.
Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag durch unseren Hosting Provider. Nähere Informationen zum Hosting Provider entnehmen Sie unter dem Gliederungspunkt Webhoster. Abhängig vom Formularinhalt können weitere interne oder in seltenen Fällen externe Stellen betroffen sein. Näheres erfahren Sie im entsprechenden Untergliederungspunkt zum passenden Formular.
Die anfallenden personenbezogenen Daten, die wir per Formular erhalten, löschen wir, sobald die Speicherung nicht mehr für die ausgelösten Anfragen, Leistungen etc. und die hierfür geltenden Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Genauere Informationen zur Löschung entnehmen Sie den entsprechenden Informationspflichten der Einzelformulare.
10.1.1 Kontaktformular
Im Gliederungspunkt 10 informieren wir Sie ausführlich über die Kommunikation zwischen Ihnen und der KAAW. Das Kontaktformular bietet Ihnen einen sicheren Kommunikationsaustausch und stellt eine Alternative zur einfachen E-Mail-Kommunikation dar. Weitere Informationen im Rahmen der Kontaktaufnahme entnehmen Sie Abschnitt 3 dieser Datenschutzerklärung.
Die Rechtsgrundlage zur erstmaligen Kontaktaufnahme ist i.d.R. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine ausführliche Beschreibung ist im Gliederungspunkt 10 für Sie beschrieben.
Wird Ihre Nachricht bzw. Kontaktaufnahme zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt, so wird dieses unverzüglich gelöscht. Es werden keine längeren Aufbewahrungsfristen benötigt, sofern es keine gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung vorliegen (z.B. vorvertragliche Kontaktaufnahme etc.).
10.1.2. Barrierefreiheit
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Meldung in Bezug auf die Einhaltung der Barrierefreiheitsanforderungen. Die Kontaktdaten werden benötigt, um ggf. Rückfragen an Sie zu richten.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen Ihres Feedbacks ist Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO, nämlich Ihre Einwilligung.
Wird Ihre Meldung zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt, so wird dieses unverzüglich gelöscht. Es werden keine längeren Aufbewahrungsfristen benötigt.
Abschnitt 3: Informationspflichten bzw. Datenschutzhinweise gemäß Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Dienstleistungen & sonstiges
11. Kommunikation mit der KAAW
Für Ihre Kontaktaufnahme mit die KAAW bieten wir Ihnen verschiedene Zugangsmöglichkeiten der elektronischen Kommunikation an.
- Die E-Mail Kommunikation
- Die DE-Mail Kommunikation
- Kontaktformular
- Die Telefonanlage (der Anrufbeantworter: Aufnahme auf Band)
- Videokonferenzen
Mit Ihrer Kontaktaufnahme können gespeichert werden:
- Stammdaten wie Ihren Namen
- Kontaktdaten wie Ihre E-Mail-Adresse
- Ihre Nachricht / Ihren Inhalt bzw. Ihr Anliegen
- Zeitstempel
- IP-Adresse
Der Zweck der Datenverarbeitung und Speicherung dient dazu, Ihrem Anliegen entgegen kommen zu können.
Sofern Sie eines der Kommunikationsmedien nutzen, erfolgt die Eingabe personenbezogener Daten. Die von Ihnen eingegebenen persönlichen Daten verwenden wir nur zu dem von Ihnen gewünschten Zweck und nur innerhalb der KAAW bzw. der mit dem jeweiligen Service beauftragten Abteilungen.
Handelt es sich um ein Anliegen welches nicht unmittelbare Aufgabe der KAAW ist, so setzen wir Ihr Einverständnis voraus, dass wir Ihre Anfrage an die zuständigen Verbandsmitglieder, Partner (Unternehmen von Dienstleistungen) oder öffentliche Einrichtung (z.B. anderer Kreis, Land, Bund, Kommune etc.) übermitteln dürfen, damit wir Ihrem Anliegen gerecht werden. Wir werden Ihr Anliegen ausschließlich in Verbindung mit öffentlichen Einrichtungen weitergeben.
Die anfallenden personenbezogenen Daten, die wir per Kommunikation erhalten, löschen wir, sobald die Speicherung nicht mehr für den von Ihnen verfolgten Zweck oder im Zusammenhang mit damit ausgelösten Dienstleistungen und den hierfür geltenden Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
11.1. Hinweise zur E-Mail-Kommunikation
Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Kommunikation auf dem elektronischen Wege mittels E-Mail auf eigener Gefahr erfolgt. Die KAAW kann die Abhörsicherheit oder Unverfälschtheit einer eingegangenen Nachricht nicht gewährleisten.
Unser E-Mail-System nutzt eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, d.h. sofern die Gegenstelle entsprechende Einstellungen vorgenommen hat, werden alle E-Mail verschlüsselt übertragen.
Alternativ nutzen Sie bitte für eine sichere Kommunikation Ihre DE-Mail Adresse oder unser Kontaktformular.
11.2. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation mittels De-Mail
Die Übermittlung von De-Mails an den Zweckverband KAAW ist sowohl für den formlosen als auch für den formgebundenen Schriftverkehr möglich. Senden Sie eine De-Mail an uns, gehen wir davon aus, dass Sie für diese Angelegenheit auch eine Antwort per De-Mail wünschen. Der Zweckverband KAAW eröffnet diesen Zugang für De-Mails eingeschränkt unter folgenden Bedingungen:
Dateianhänge
Werden Dateianhänge an den Zweckverband KAAW versandt, so ist zu beachten, dass der Zweckverband KAAW nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende gängige Dateiformate werden aktuell unterstützt:
- Für Dokumente: PDF (Portable Document Format)
- Für Bilder: JPEG (JPEG File Interchange Format (JFIF)), PNG (Portable Network Graphics) oder TIFF (Tagged Image File Format)
Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (z. B. mit den Dateiendungen *.exe und *.bat sowie Office-Dateien mit Makros) werden vom Zweckverband KAAW nicht entgegengenommen. Sollte die De-Mail bzw. enthaltene Dateianhänge, welche Sie dem Zweckverband KAAW übersenden, von Virenschutzprogrammen als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen werden beziehungsweise wird die De-Mail ungelesen gelöscht. Sie erhalten daraufhin eine Benachrichtigung, dass ihre De-Mail nicht angenommen werden konnte.
De-Mail in schriftform-wahrender Versandart nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes
Sollte durch Gesetz die Schriftform für bestimmte Schreiben angeordnet sein, wäre grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift Ihrerseits notwendig.
Wir haben den Zugang für schriftform-wahrende De-Mails eröffnet. Dies ersetzt Ihre eigenhändige Unterschrift. Für rechtsverbindliche elektronische Versendung von schriftformbedürftigen Dokumenten nutzen Sie bitte De-Mails in der Versandoption nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes. Die gesetzliche Voraussetzung ist erfüllt, wenn bei der Versendung der De-Mail die Versandoption “absenderbestätigt” gewählt wurde.
Schließen des De-Mail-Postfachs
Sollten Sie Ihr De-Mail-Postfach wieder schließen, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung, damit wir nicht weiter mit Ihnen per De-Mail kommunizieren.
11.3. Hinweise zu Bandaufnahmen (Anrufbeantworter)
Wir weisen Sie darauf hin, sofern Ihre Ihr gesprochenes Wort durch den Anrufbeantworter aufgezeichnet wird. Sie werden zu keiner Aufzeichnung gezwungen. Findet eine Aufzeichnung statt, so verarbeiten wir Ihre biometrischen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Statt die Telefonanlage auf einem eigenen Server zu betreiben, können wir sie auch auf dem Server eines externen Dienstleisters (Hostingunternehmen) betreiben lassen. Die von der Telefonanlage verarbeiteten personenbezogenen Daten (z.B. Bandaufnahmen) werden dann auf den Servern des Dienstleisters gespeichert.
Dienstleister unser Telefonanlage ist Wildix GmbH, Planegger Str. 3, 82110 Germering, Deutschland. Der Dienstleister verarbeitet die Daten im Auftrag als Auftragsverarbeiter der KAAW.
11.4. Hinweise zu Videokonferenzen (Online-Meetings / Schulungen) – per ZOOM
Für Ihre Kontaktaufnahme mit der KAAAW bieten wir Ihnen die Möglichkeit mittels einer Videokonferenz an, an einem virtuellen Konferenzraum teilzunehmen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Durchführung einer Videokonferenz erforderlich ist (z.B. Nutzerkonto, Meeting-Metadaten, Text- und Audiodaten etc.). Der Zweck der Datenverarbeitung und u.U. Speicherung dient dazu, Ihrem Anliegen entgegenkommen zu können.
Die Eingabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausdrücklicher auf freiwilliger Basis. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DS-GVO.
Bei der Videokonferenz bedient sich die KAAW an einen Dienstleister. Der Dienstleister empfängt zu diesem Zweck die oben genannten Daten als Auftragsverarbeiter. Folgende Dienstleister sind beteiligt:
- regio IT als Hosting-Provider
- Zoom.US als Hersteller der Software
Die Verarbeitung der Inhaltsdaten findet im europäischen Wirtschaftsraum statt. Darüber hinaus verarbeitet „zoom.us“ die Nutzerdaten (Nutzerkonto), sofern Sie einen bestehenden Account besitzen. Es gelten im Rahmen des Nutzerkontos die Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinie von Zoom. Eine Drittlandsübertragung der Nutzerkonten an zoom.us findet statt und wird für die Zuordnung von Konferenzen benötigt.
Es werden im Rahmen der Videokonferenzen i.d.R. keine Videoaufnahmen vorgenommen. Daher findet keine Speicherung der Inhaltsdaten statt. Wird eine Aufnahme vorgenommen, so werden alle Beteiligten im Rahmen der Videokonferenz informiert sowie systemseitig die Einwilligung eingeholt. Die Dauer der Speicherung dieser Aufnahme orientiert sich nach dem Zweck der Nutzung.
12. Soziale Netzwerke
Soziale Netzwerke verarbeiten personenbezogene Daten Ihrer Nutzer in umfangreichen Maß. Wir verwenden auf Ihrer Webseite sogenannte „Social Plugins“ von Drittanbietern. Sie, als Nutzer, haben die Möglichkeit die Inhalte bzw. Veranstaltungen unserer Seiten in sozialen Netzwerken wie Facebook, X und Co. zu teilen.
13. Registrierung auf unserer Website
Besucher (i.d.R. die Mitarbeiter*innen der Mitgliedskommunen) haben die Möglichkeit, sich auf unserer Webseite zu registrieren. Dafür ist die Angabe personenbezogener Daten notwendig. Die Registrierung ermöglicht es, Leistungen oder Inhalte anzubieten (z.B. Buchung von Veranstaltungen), welche besondere Informationen bezüglich Ihrer Person erfordern. Diese personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Nutzung des entsprechenden Dienstes oder Angebots verarbeitet und gespeichert. Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung vorvertraglicher Leistungen, die Vertragserfüllung oder die Kundenpflege.
Eine Speicherung dieser Daten erfolgt grundsätzlich für jenen Zeitraum, in welchen Sie auf unserer Webseite registriert sind. Eine etwaige längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies aufgrund gesetzlicher Bestimmungen notwendig wird.
Die oben in diesem Unterpunkt beschriebenen Verarbeitungen beruhen auf der Rechtsgrundlage der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die betroffene Person hat der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten mit ihrer freiwilligen, ausdrücklichen und im Vorhinein abgegebenen Einwilligung zugestimmt. Ebenso verfahren wir, wenn betroffene Personen ihre Einwilligung widerrufen.
Ist die Registrierung auf der Webseite notwendig, um vertragsbezogene Inhalte abzuwickeln, stützen wir uns auf die Rechtsgrundlage zur Erfüllung eines Vertrages gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Registrierte Nutzer werden bei Inaktivität spätestens nach drei Jahren systemseitig gelöscht.